Convocation à l’Assemblée Générale Ordinaire des actionnaires du 26 avril 2024
Les actionnaires sont invités à prendre part à l’assemblée générale ordinaire qui se tiendra le 26 avril 2024 à 11 heures au siège de la société situé à 1070 Bruxelles (Anderlecht), Allée de la Recherche 60.
Le conseil d’administration a pris la décision de ne pas organiser cette année une assemblée générale à distance conformément à l’article 7:137, §1 du Code des sociétés et des associations.
Ordre du jour de l’Assemblée Générale Ordinaire du 26 avril 2024
1. Rapport de gestion du conseil d’administration sur l’exercice social clôturé le 31 décembre 2023.
Commentaire: ce rapport comprend tous les éléments visés à l’articles 3:6 du Code des sociétés et des associations.
2. Rapport de rémunération sur l’exercice social clôturé le 31 décembre 2023.
Proposition de décision: approuver le rapport de rémunération sur l’exercice social clôturé le 31 décembre 2023.
3. Rapport du commissaire sur les comptes annuels relatifs à l’exercice social clôturé le 31 décembre 2023.
Commentaire: ce rapport est établi en application des articles 3:74 et 3:75 du Code des sociétés et des associations.
4. Comptes annuels relatifs à l’exercice social clôturé le 31 décembre 2023 – Affectation du résultat.
Proposition de décision: approuver les comptes annuels relatifs à l’exercice social clôturé le 31 décembre 2023, y compris la distribution d’un dividende brut de € 0,97 par action.
5. Décharge aux administrateurs pour l’exercice social clôturé le 31 décembre 2023.
Proposition de décision: donner, par vote spécial, décharge à chacun des administrateurs pour l’exercice de leur mandat respectif au cours de l’exercice social clôturé le 31 décembre 2023.
6. Décharge au commissaire pour l’exercice social clôturé au 31 décembre 2023.
Proposition de décision: donner décharge au commissaire pour l’exercice de son mandat au cours de l’exercice social clôturé le 31 décembre 2023.
7. Conseil d’administration - Renouvellements de mandat d’administrateur – Démissions – Nominations.
a) Proposition de décision: acter la démission de la société AVO Management BV, représentée par Madame Annick Van Overstraeten en qualité d’administrateur à l’issue de l’assemblée générale ordinaire du 26 avril 2024.
b) Proposition de décision: approuver la nomination à la fonction d’administrateur de Madame Sandrine Flory pour une période de quatre ans qui prendra fin à l’issue de l’assemblée générale ordinaire à tenir en 2028.
c) Proposition de décision: confirmer que Madame Sandrine Flory est nommée en qualité d’administrateur indépendant, celle-ci répondant aux conditions d’indépendance du Code des sociétés et des associations et du Code de gouvernance 2020.
d) Proposition de décision: acter la démission de la société Biofina SRL, représentée par Madame Fiona du Monceau en qualité d’administrateur avec effet le 16 mars 2024.
e) Proposition de décision: approuver la nomination à la fonction d’administrateur de Bergendal & Co SRL, représentée par Monsieur Tanguy du Monceau, pour une période de quatre ans qui prendra fin à l’issue de l’assemblée générale ordinaire à tenir en 2028.
f) Proposition de décision: acter la démission de la société EJ Management SRL, représentée par Monsieur Edouard Janssen en qualité d’administrateur avec effet à l’issue de l’assemblée générale ordinaire du 26 avril 2024.
8. Nomination de commissaire.
Proposition de décision: Sur proposition du conseil d’administration, exerçant les pouvoirs d’un comité d’audit, renouveler BDO BEDRIJFSREVISOREN-BDO REVISEURS D'ENTREPRISES S.C.R.L. (N° d’entreprise 0431.088.289), dont le siège social est situé Da Vincilaan 9, 1930 Zaventem , représentée par Mr Sébastien Jaspar, réviseur d’entreprises, pour une période de trois ans qui prendra fin à l’issue de l’assemblée générale ordinaire de 2027, et fixer la rémunération annuelle pour l’exercice de ce mandat à un montant de € 14.625 (hors TVA), ce montant pouvant être revu annuellement, à partir de l’exercice social 2025, afin de tenir compte de l’évolution de l’index des prix à la consommation.
Formalités d’admission aux assemblées générales
Le droit de participer à l’assemblée générale ou de s’y faire représenter et d’y exercer le droit de vote est subordonné à l’enregistrement comptable des actions au nom de l’actionnaire le quatorzième jour qui précède l’assemblée générale à vingt-quatre heures (heure belge) (soit le vendredi 12 avril 2024, la « Date d’Enregistrement »), soit par leur inscription dans le registre des actions nominatives de la Société, soit par leur inscription dans les comptes d’un teneur de comptes agréé ou d’un organisme de liquidation, sans qu’il soit tenu compte du nombre d’actions détenues par l’actionnaire au jour de l’assemblée générale.
L’actionnaire doit par ailleurs indiquer sa volonté de participer à l’assemblée générale. A cette fin, les titulaires d’actions nominatives doivent envoyer à la Société leur avis de participation, dûment signé, les formulaires étant joints à leur lettre de convocation. Les titulaires d’actions dématérialisées doivent envoyer à la Société une attestation délivrée par le teneur de comptes agréé ou par l’organisme de liquidation certifiant le nombre d’actions inscrites en compte, à leur nom à la Date d’Enregistrement, pour lesquelles ils ont déclaré vouloir participer à l’assemblée générale. Les avis de participation ou les attestations doivent parvenir à la Société au plus tard le sixième jour qui précède la date des assemblées générales (soit samedi 20 avril 2024), par voie électronique à l’adresse investorrelations@financiere-tubize.be.
Vote par procuration
Les actionnaires peuvent se faire représenter par un mandataire, conformément aux dispositions des articles 7:142 à 7:145 du Code des sociétés et des associations.
Les procurations doivent être établies par écrit sur base des formulaires établis par le conseil d’administration et doivent être signées par l’actionnaire. Pour les titulaires d’actions nominatives, les formulaires sont joints à leur convocation. Pour les titulaires d’actions dématérialisées, les formulaires sont disponibles sur le site internet de la Société www.financiere-tubize.be. Les formulaires doivent parvenir à la Société, au plus tard le sixième jour qui précède la date de l'assemblée (soit le samedi 20 avril 2024), par voie électronique à l’adresse investorrelations@financiere-tubize.be.
Inscription de points supplémentaires à l'ordre du jour et dépôt de nouvelles propositions de décision
Un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3% du capital social peuvent requérir l’inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour des assemblées ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour.
Les demandes sont formulées par écrit et sont accompagnées, selon le cas, du texte des sujets à traiter et des propositions de décision y afférentes, ou du texte des propositions de décision à porter à l’ordre du jour. Elles indiquent l’adresse postale ou électronique à laquelle la Société peut transmettre l’accusé de réception de ces demandes. Elles doivent parvenir à la Société au plus tard le vingt-deuxième jour qui précède la date de l’assemblée générale (soit le jeudi 4 avril 2024) par voie électronique à l’adresse investorrelations@financiere-tubize.be.
Les actionnaires qui entendent exercer ce droit établissent, à la date de leur requête, la possession d’au moins 3 % du capital social, soit par un certificat constatant l’inscription des actions correspondantes dans le registre des actions nominatives de la Société, soit par une attestation établie par un teneur de comptes agréé ou un organisme de liquidation certifiant l’inscription en compte, à leur nom, du nombre d’actions dématérialisées correspondantes. Ils doivent également procéder à l’enregistrement comptable d’au moins 3% du capital.
Au cas où des actionnaires exerceraient ce droit, la Société publiera un ordre du jour complété des sujets à traiter additionnels et des propositions de décision y afférentes et/ou des propositions de décision, au plus tard le quinzième jour qui précède la date des assemblées générales (soit le jeudi 11 avril 2024) et selon les mêmes modalités que l’ordre du jour initial. Simultanément, la Société mettra à la disposition de ses actionnaires sur son site internet les formulaires modifiés pour voter par procuration.
Droit de poser des questions aux administrateurs et au commissaire
Chaque actionnaire ayant satisfait aux formalités d’admission à l’assemblée peut, dès la publication de la convocation, poser des questions par écrit concernant les rapports des administrateurs et du commissaire ainsi que sur les points inscrits à l'ordre du jour, auxquelles il sera répondu, selon le cas, par les administrateurs ou le commissaire au cours de l’assemblée générale, dans la mesure où la communication de données ou de faits n'est pas de nature à porter préjudice aux intérêts commerciaux de la Société ou aux engagements de confidentialité souscrits par la Société, ses administrateurs ou le commissaire. Ces questions peuvent être adressées à la Société, au siège social, ou par voie électronique à l’adresse investorrelations@financiere-tubize.be et doivent parvenir à la Société au plus tard le sixième jour qui précède la date de l'assemblée (soit le samedi 20 avril 2024).
Informations sur le site internet
Les informations suivantes peuvent être consultées sur le site internet de la Société www.financiere-tubize.be:
- La présente convocation
- Le formulaire de procuration
- Le nombre total d’actions et de droits de vote à la date de la convocation
- Les documents destinés à être présentés à l’assemblée générale ordinaire
- Comptes annuels
- Rapport de gestion du conseil d’administration
- Rapport de rémunération
- Rapport du commissaire sur les comptes annuels
- Rapport annuel
- Profil de la nouvelle administratrice proposée.
Les titulaires d’actions nominatives reçoivent une copie de ces documents en annexe à leur lettre de convocation. Les autres actionnaires peuvent obtenir gratuitement une copie de ces documents en introduisant une demande par e-mail à l’adresse investorrelations@financiere-tubize.be.
Le jour de l’assemblée, les détenteurs de titres et les porteurs de procurations seront invités à démontrer leur identité et les représentants de personnes morales seront, de plus, invités à établir leurs pouvoirs. Pour ce motif et en vue du bon déroulement des assemblées, les participants sont priés de se présenter dès 10h00.
Le conseil d’administration
