Incap Oyj Pörssitiedote 25.2.2009 klo 10 Incap Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään perjantaina 3.4.2009 klo 15 Helsingin World Trade Centerissä osoitteessa Aleksanterinkatu 16, 00100 Helsinki. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan 14.30. A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 1. Kokouksen avaaminen 2. Kokouksen järjestäytyminen 3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen 4. Kokouksen laillisuuden toteaminen 5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen 6. Toimitusjohtajan katsaus 7. Vuoden 2008 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen 8. Tilinpäätöksen vahvistaminen 9. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että osinkoa ei jaeta ja että tilikauden tappio (3 908 068,33 euroa) jätetään omaan pääomaan. 10. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajille 11. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen Osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 prosenttia yhtiön osakkeista ja äänistä, ehdottavat, että hallituksen jäsenille maksetaan samansuuruinen vuosipalkkio kuin vuonna 2008 seuraavasti: hallituksen puheenjohtajan vuosipalkkio on 48 000 euroa, varapuheenjohtajan 36 000 euroa ja jäsenen 24 000 euroa. Lisäksi jokaiselle jäsenelle maksetaan 200 euroa kokoukselta, jossa on ollut läsnä. Puhelinkokouksista ei makseta kokouspalkkiota. Mahdolliset matkakulut korvataan yhtiön matkustussäännön mukaisesti. 12. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen Osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 prosenttia yhtiön osakkeista ja äänistä, ovat ilmoittaneet ehdottavansa yhtiökokoukselle, että hallituksen jäsenmääräksi päätetään 4. 13. Hallituksen jäsenten valitseminen Osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 prosenttia yhtiön osakkeista ja äänistä, ovat ilmoittaneet ehdottavansa yhtiökokoukselle, että hallituksen jäseniksi valitaan nykyiset jäsenet eli Jukka Harju, Kari Häyrinen, Kalevi Laurila ja Susanna Miekk-oja. Näiltä henkilöiltä on saatu suostumus tehtävään. 14. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen Ehdotetaan, että tilintarkastajan palkkio maksetaan laskun mukaan. 15. Tilintarkastajan valitseminen Ehdotetaan, että KHT-yhteisö Ernst & Young Oy valitaan uudelleen yhtiön tilintarkastajaksi vuodelle 2009. 16. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen yhden vuoden kuluessa yhtiökokouksesta lukien päättämään osakepääoman korottamisesta yhdellä tai useammalla uusmerkinnällä siten, että valtuutuksen perusteella merkittävien osakkeiden yhteenlaskettu määrä on enintään 1 200 000 osaketta. Valtuutus oikeuttaa poikkeamaan osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta sekä päättämään merkintähinnoista ja muista merkintäehdoista. Osakkeenomistajille kuuluvasta etuoikeudesta voidaan poiketa edellyttäen, että siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy kuten yhtiön liiketoiminnan kehittämiseen, yritysjärjestelyjen rahoittamiseen tai pääomahuoltoon liittyvä järjestely tai henkilöstöpoliittiset syyt. Hallitus on oikeutettu päättämään, että osakkeita voidaan merkitä apporttiomaisuutta vastaan, kuittausoikeutta käyttäen tai muutoin tietyin ehdoin. Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous päättää, että 10.4.2008 annettu vuoden mittainen aiempi valtuutus muutetaan päättymään yhtiökokouksessa ennen uutta valtuutusta. 17. Kokouksen päättäminen B. Yhtiökokousasiakirjat Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat ehdotukset ja tämä kokouskutsu ovat saatavilla Incap Oyj:n internet-sivuilla osoitteessa www.incap.fi/Sijoittajat. Incap Oyj:n vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen on saatavilla mainituilla internet-sivuilla viimeistään 20.3.2009. Pyynnöstä vuosikertomus toimitetaan osakkaalle postitse ja se on myös saatavana yhtiökokouksessa. Hallituksen ehdotukset ja tilinpäätösasiakirjat ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa, ja niistä sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internet-sivuilla 17.4.2009 alkaen. C. Ohjeita kokoukseen osallistujille 1. Osallistumisoikeus ja ilmoittautuminen Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 24.3.2009 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n (ent. Suomen Arvopaperikeskus Oy) pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään torstaina 26.3.2009 klo 16:een mennessä. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua: a) sähköpostin kautta (laura.kuusela@incap.fi) b) puhelimitse numeroon 040 509 4757 c) faksilla numeroon 010 612 5680 tai d) kirjeitse osoitteeseen Incap Oyj/Laura Kuusela, Valuraudankuja 6, 00700 Helsinki. Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, syntymäaika, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan nimi. Osakkeenomistajien Incap Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista. 2. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen Incap Oyj/Laura Kuusela, Valuraudankuja 6, 00700 Helsinki ennen ilmoittautumisajan päättymistä. 3. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on hallintarekisteröity ja joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, tulee olla yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 24.3.2009 merkittynä yhtiön osakasluetteloon. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. 4. Muut ohjeet/tiedot Incap Oyj:llä on kokouskutsun päivänä yhteensä 12 180 880 kappaletta osaketta ja ääntä. Helsingissä, 24.2.2009 INCAP OYJ Hallitus Lisätietoja: toimitusjohtaja Sami Mykkänen, puh. 040 559 9047 talousjohtaja Eeva Vaajoensuu, puh. 040 763 6570 viestintä- ja henkilöstöjohtaja Hannele Pöllä, puh. 040 504 8296 JAKELU NASDAQ OMX Helsinki Oy Keskeiset tiedotusvälineet Yhtiön kotisivut www.incap.fi INCAP LYHYESTI Incap on kansainvälisesti toimiva sopimusvalmistaja, jonka palvelut kattavat elektromekaanisten tuotteiden koko elinkaaren suunnittelusta ja valmistuksesta huolto- ja ylläpitopalveluihin. Incapin asiakkaat ovat oman alansa johtavia energiatehokkuus- ja hyvinvointiteknologian laitetoimittajia, joille yhtiö tuottaa uutta kilpailukykyä strategisena kumppanina. Incapilla on toimintaa Suomessa, Virossa ja Intiassa. Konsernin liikevaihto vuonna 2008 oli noin 94 milj. euroa ja yhtiön palveluksessa on tällä hetkellä noin 730 henkilöä. Incapin osake on listattu NASDAQ OMX Helsinki Oy:ssä. Lisätietoja: www.incap.fi.