STOCKHOLM, 3 augusti – Aktieägarna i Elekta AB (publ) kallas härmed till årsstämma klockan 13:00 tisdagen den 1 september 2015 på Radisson Blu Waterfront Hotell i Stockholm. Registrering sker från klockan 12:00. Anmälan Aktieägare som vill delta i årsstämman ska: - vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken onsdagen den 26 augusti 2015, och - anmäla sin avsikt att delta i årsstämman (jämte antalet eventuella biträden) till bolaget senast onsdagen den 26 augusti 2015, helst före klockan 16:00 till: Internet: www.elekta.com (http://www.elekta.comPost) (http://www.elekta.comPost) Post: Elekta AB (publ) ”Årsstämman” Box 7842 103 98 Stockholm Telefon: 08-402 92 80 Vid anmälan ska aktieägare lämna uppgifter om namn/firma, personnummer/organisationsnummer, adress, telefonnummer och registrerat aktieinnehav. Fullmakt, förvaltarregistrerade aktier m.m. Aktieägare som företräds genom ombud ska utfärda fullmakt för ombudet. Om deltagande ska ske via fullmakt bör fullmakten i original sändas in tillsammans med anmälan. Fullmaktsformulär på svenska och engelska finns att hämta på bolagets hemsida www.elekta.com. För juridisk person ska bestyrkt kopia av registreringsbevis eller motsvarande för den juridiska personen bifogas. Registreringsbevis och fullmakt får inte vara äldre än ett år, dock inte i de fall fullmakten enligt sin lydelse är giltig en längre tid, maximalt fem år. Personuppgifter som hämtas från anmälningar, fullmakter och den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken kommer att användas för erforderlig registrering och upprättande av röstlängd för årsstämman. Aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade måste, för att äga rätt att delta i årsstämman, tillfälligt inregistrera aktierna i eget namn i aktieboken hos Euroclear Sweden AB. Sådan registrering, så kallad rösträttsregistrering, måste vara verkställd senast onsdagen den 26 augusti 2015 vilket innebär att aktieägaren i god tid före denna dag måste meddela sin önskan härom till förvaltaren. Redovisningshandlingar och revisionsberättelse, revisorernas yttrande enligt 8 kap 54 § aktiebolagslagen samt styrelsens fullständiga förslag till beslut enligt punkterna 10 (inklusive styrelsens yttrande enligt 18 kap 4 § aktiebolagslagen), 18, 19 och 20 a) (inklusive styrelsens yttrande enligt 19 kap 22 § aktiebolagslagen) i dagordningen kommer att hållas tillgängliga på bolagets hemsida, www.elekta.com, samt hos bolaget på Kungstensgatan 18 i Stockholm, senast från och med tisdagen den 11 augusti 2015 och kommer att sändas per post till de aktieägare som så begär och uppger sin postadress. Valberedningens förslag och motiverat yttrande samt uppgifter om samtliga föreslagna styrelseledamöter hålls tillgängligt på bolagets hemsida från dagen för utfärdande av kallelsen. Samtliga handlingar kommer också att framläggas på stämman. Det totala antalet aktier i bolaget uppgår till 382 828 775 aktier, varav 14 250 000 aktier av serie A och 368 578 775 aktier av serie B, motsvarande sammanlagt 511 078 775 röster. A-aktie berättigar till tio röster och B-aktie berättigar till en röst. Bolaget innehar 1 541 368 B-aktier, som inte kan företrädas vid stämman. Uppgifterna avser förhållandet vid tidpunkten för kallelsens utfärdande. Aktieägare som är närvarande vid årsstämman har rätt att begära upplysningar avseende ärenden på dagordningen eller bolagets ekonomiska situation i enlighet med 7 kap 32 § aktiebolagslagen. Dagordning 1. Stämmans öppnande; 2. Val av ordförande vid stämman; 3. Upprättande och godkännande av röstlängd; 4. Godkännande av dagordningen; 5. Val av en eller två justeringsmän; 6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad; 7. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen samt koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen; 8. Verkställande direktörens anförande samt styrelseordförandens redogörelse för arbetet i styrelsen och styrelsens utskott; 9. Beslut om fastställande av balansräkningen och resultaträkningen samt koncernbalansräkningen och koncernresultaträkningen; 10. Beslut om disposition av bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen; 11. Beslut om ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna och verkställande direktören; 12. Redogörelse för valberedningens arbete; 13. Fastställande av antalet styrelseledamöter och eventuella styrelsesuppleanter; 14. Fastställande av arvode åt styrelsen och revisorerna; 15. Val av styrelseledamöter och eventuella styrelsesuppleanter; 16. Val av revisor; 17. Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare; 18. Beslut om a) Prestationsbaserat Aktieprogram 2015 b) överlåtelse av egna aktier i anledning av Prestationsbaserat Aktieprogram 2015; 19. Beslut om a) överlåtelse av egna aktier i anledning av Prestationsbaserat Aktieprogram 2014 b) bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om överlåtelse av egna aktier i anledning av Prestationsbaserat Aktieprogram 2013 och 2014; 20. Beslut om a) bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om förvärv av egna aktier b) bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om överlåtelse av egna aktier; 21. Utseende av valberedning; 22. Förslag till beslut från aktieägaren Thorwald Arvidsson avseende: a) ändring av § 5, 2 st bolagsordningen b) borttagande av § 12 i bolagsordningen c) uppdrag till styrelsen att tillskriva regeringen d) uppdrag till styrelsen avseende bildande av en aktieägarförening e) uppdrag till styrelsen avseende aktieägarrepresentanter i bolagets styrelse f) instruktion till bolagets valberedning avseende de föreslagna kandidaternas etiska standard; 23. Stämmans avslutande Styrelsens, valberedningens och aktieägares förslag till beslut Punkt 2 – Stämmoordförande Till ordförande vid stämman föreslår valberedningen advokaten Bertil Villard. Punkt 10 – Disposition av bolagets resultat Styrelsen föreslår att av bolagets disponibla vinstmedel, 1 971 134 244 kronor, ska utdelning till aktieägarna ske med ett belopp motsvarande 0,50 kronor per aktie, samt att återstoden balanseras i ny räkning. Avstämningsdag för utdelning föreslås vara torsdagen den 3 september 2015. Beslutar årsstämman i enlighet med förslaget, beräknas utdelning sändas ut genom Euroclear Sweden AB:s försorg tisdagen den 8 september 2015. Punkterna 13 - 16 – Val av styrelse och revisor samt arvoden till styrelsen och revisorerna Valberedningen föreslår att styrelsen ska bestå av nio (åtta) ledamöter, utan suppleanter. Valberedningen föreslår att arvode ska utgå till styrelsen med totalt 4 295 000 (3 710 000) kronor, varav 1 075 000 (1 040 000) kronor till styrelsens ordförande, 460 000 (445 000) kronor vardera till externa styrelseledamöter, samt utskottsarvode om totalt 660 000 (oförändrat) kronor, varav 90 000 (oförändrat) kronor till ordföranden och 50 000 (oförändrat) kronor till annan ledamot i bolagets ersättningsutskott, 200 000 (oförändrat) kronor till ordföranden och 110 000 (oförändrat) kronor till annan ledamot i bolagets revisionsutskott. Arvode eller ersättning för utskottsarbete ska inte utgå till styrelseledamot som är anställd i bolaget. Revisorsarvoden föreslås utgå enligt godkänd räkning. Valberedningen föreslår att var och en av Luciano Cattani, Laurent Leksell, Siaou-Sze Lien, Tomas Puusepp, Wolfgang Reim, Jan Secher och Birgitta Stymne Göransson omväljs som ledamöter i styrelsen, samt att nyval sker av Annika Espander Jansson och Johan Malmqvist som styrelseledamöter för tiden intill slutet av årsstämman 2016. Hans Barella har avböjt omval. Till styrelsens ordförande föreslås omval av Laurent Leksell. Valberedningen föreslår att PwC, med huvudansvarig revisor auktoriserad revisor Johan Engstam, väljs som revisor för tiden intill slutet av årsstämman 2016. Förslag från aktieägare Aktieägaren Thorwald Arvidsson föreslår att styrelsens ledamöter inte under några betingelser ska äga fakturera sina arvoden från någon annan fysisk eller juridisk person. Punkt 17 – Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare Styrelsen föreslår att årsstämman den 1 september 2015 godkänner följande riktlinjer för ersättning och andra anställningsvillkor för koncernens ledande befattningshavare. Riktlinjerna ska gälla för anställningsavtal som undertecknas efter årsstämman och eventuella ändringar i befintliga anställningsavtal som görs efter årsstämman. Enligt förslaget ska styrelsen kunna avvika från nedanstående riktlinjer i enskilda fall, om särskilda skäl eller krav föreligger. Riktlinjerna i förslaget nedan är i stort oförändrade jämfört med de senast beslutade riktlinjerna vilka föreslogs av styrelsen och godkändes av årsstämman den 28 augusti, 2014. Riktlinjer Det är för Elekta och dess aktieägare av grundläggande betydelse att principerna för ersättning och övriga anställningsvillkor för befattningshavare i koncernen i ett kort- och långsiktigt perspektiv attraherar, motiverar och skapar goda förutsättningar för att behålla kompetenta medarbetare och chefer. För att uppnå detta är det viktigt att vidmakthålla rättvisa och internt balanserade villkor som samtidigt är marknadsmässigt konkurrenskraftiga avseende struktur, omfattning och nivå på ersättning till befattningshavare inom bolaget. Anställningsvillkoren för ledande befattningshavare bör innehålla en väl avvägd kombination av fast lön, rörlig ersättning, årlig bonus, långsiktiga incitamentsprogram, pensionsförmåner och andra förmåner samt villkor vid uppsägning där så är tillämpligt. Total kompensation Den totala kompensationen, det vill säga fast lön jämte rörlig ersättning, ska vara marknadsmässig på den geografiska marknad inom vilken individen är bosatt eller verkar. Tillämpade ersättningsnivåer ska ses över årligen för att säkerställa att de ligger över medianen och inom tredje kvartilen för likvärdiga befattningar på den marknaden. Medianlönen fastställs genom extern benchmarking. Kompensationen bör vara baserad på prestation och därför bör den årliga rörliga ersättningen utgöra en relativt stor del av den totala kompensationen. Ersättning och ersättningsformer Koncernens ersättningssystem innehåller olika former av ersättning i syfte att skapa en väl avvägd kompensation som styrker och stödjer kort och långsiktig målstyrning och måluppfyllelse. Fast lön Den fasta lönen till ledande befattningshavare ska vara individuell och baserad på varje individs ansvar och roll såväl som individens kompetens och erfarenhet i relevant befattning samt regionala förhållanden. Rörlig ersättning Utöver fast lön har ledande befattningshavare rätt till rörlig ersättning. Den rörliga ersättningen är strukturerad som en andel av den totala ersättningen och ska i första hand vara relaterad till utfall av koncerngemensamma finansiella mål. Resultatmål för den rörliga ersättningen ska främst vara kopplade till utfallet av särskilda finansiella och funktionella mål i koncernens kompensations- och förmånssystem. Den rörliga ersättningens storlek varierar beroende på befattning och kan utgöra mellan 30 och 70 procent av den fasta lönen vid full måluppfyllelse. Måluppfyllelsen mäts och eventuella utbetalningar för dessa görs kvartalsvis. Maximigränsen för den delen av den rörliga ersättningen som kan betalas ut kvartalsvis är 100 procent. Mål för den rörliga ersättningen fastställs årligen av styrelsen i syfte att säkerställa att de är i linje med koncernens affärsstrategi och resultatmål. Andra resultatmål, så kallade Key Performance Indicators, används för att säkerställa fokus på icke-finansiella mål av särskilt intresse. Årlig bonus Om de finansiella målen inom den rörliga löneplanen överträffas, finns det möjlighet att utbetala en extra ersättning, kallad årlig bonus. Den årliga bonusen innebär att det finns en potential att få som mest 60 procent av den rörliga ersättningen. Maximiutbetalningen för summan av den rörliga ersättningen och den årliga bonusen är således begränsad till 160 procent av det ursprungliga målet för den rörliga ersättningen. Planen innehåller också en lägsta prestationsnivå eller tröskel under vilken ingen rörlig ersättning eller bonus erhålls. Aktierelaterade långsiktiga incitamentsprogram Styrelsen använder långsiktiga incitamentsprogram för att säkerställa överensstämmelse mellan aktieägarnas intressen och de intressen som ledande befattningshavare och andra nyckelpersoner i företaget har. Styrelsen utvärderar årligen huruvida ett aktierelaterat långsiktigt incitamentsprogram bör föreslås årsstämman. I syfte att stärka långsiktighet i beslutsfattande och säkerställa långsiktig måluppfyllelse, samt täcka situationer där aktierelaterade lösningar kan vara olämpliga eller förbjudna enligt lag, kan styrelsen selektivt besluta om andra typer av icke-aktierelaterade långsiktiga incitamentsprogram. Ersättning i form av andra långsiktiga incitamentsprogram ska endast användas under särskilda förhållanden och ligga i linje med vad som är praxis på respektive marknad samt kräver fortsatt anställning i koncernen. Åtgärder för att behålla nyckelmedarbetare För att säkerställa långsiktigt engagemang och att nyckelmedarbetare stannar kvar i samband med förvärv av nya företag, avyttring av verksamhet eller annan övergångsaktivitet, kan ytterligare årlig bonus utbetalas med fördröjd utbetalning på mellan 12 och 24 månader. Fördröjd bonus kräver fortsatt anställning till ett förutbestämt datum för att någon utbetalning ska ske, och tillämpas enbart i mycket särskilda fall, vilket betyder att den inte ingår i något ordinarie ersättningssystem. Den fördröjda bonusen ska inte överstiga 50 procent av den kontrakterade årliga rörliga ersättningen och ska i övrigt följa samma principer som gäller för koncernens bonusplan. Pensioner När nya pensionsavtal upprättas ska ledande befattningshavare som är pensionsberättigade enbart ha avgiftsbestämda pensionsavtal. Pensionering sker normalt, för de ledande befattningshavare som är svenska medborgare, vid 65 års ålder och för övriga enligt respektive lands pensionsregler. Huvudregeln är att pensionsavsättningar baseras på enbart fast lön. Vissa individuella anpassningar kan förekomma i linje med lokal marknadspraxis. Övriga förmåner Förmåner såsom företagsbil, ersättning för frisk-, sjukvårds- samt sjukförsäkring etcetera, ska utgöra en mindre del av den totala kompensationen och överensstämma med vad som är marknadsmässigt brukligt på respektive geografisk marknad. Villkor vid uppsägning och avgångsvederlag Uppsägningstider inom Elekta följer de lagar och avtal som gäller på respektive geografisk marknad. Ledande befattningshavare har uppsägningstider på mellan 6 och 12 månader. Vid vissa genomgripande ägarförändringar har vd och koncernchef rätt att säga upp sin anställning med 6 månaders uppsägningstid inom 120 dagar, och vd och koncernchef har då rätt att erhålla ett avgångsvederlag motsvarande 12 månaders anställning med bibehållande av alla anställningsförmåner förutom årlig bonus och tjänstebil. Avgångsvederlag som ger ledande befattningshavare rätt till utbetalning av klumpsummor bör i princip inte förekomma. Berednings- och beslutsprocess Elektas Executive Compensation & Capability Committee, eller ersättningsutskott, har under året givit styrelsen rekommendationer gällande principer för utformningen av koncernens kompensationssystem samt ersättning till ledande befattningshavare och högre chefer. Rekommendationerna har innefattat utformning av bonussystem, fördelning mellan fast och rörlig ersättning samt storleken på eventuella löneökningar. Utskottet har vidare föreslagit kriterier för bedömning av prestationer för ledande befattningshavare och högre chefer. Beslut kring vd och koncernchefs ersättningar har beslutats av styrelsen i sin helhet. Styrelsen har diskuterat förslagen från utskottet och lämnar med ledning av givna rekommendationer förslag till årsstämman. Elektas ersättningsutskott består av styrelsens ordförande och tre oberoende styrelseledamöter. Verkställande direktören närvarar vid kommitténs sammanträden. Koncernens personaldirektör är föredragande. Punkt 18 a) – Beslut om Prestationsbaserat Aktieprogram 2015 Prestationsbaserat Aktieprogram 2015 (”PSP 2015”) inkluderar styrelsens förslag om beslut att implementera ett prestationsbaserat aktieprogram samt överlåtelse av egna aktier. Bakgrund Långsiktig rörlig ersättning är en integrerad del av Elektas ersättningsstrategi och Elekta har under ett antal år beslutat om ett långsiktigt incitamentsprogram i form av ett prestationsbaserat aktieprogram riktat till nyckelpersoner inom Elekta-koncernen. Styrelsen har genomfört en översyn av 2014 års Prestationsbaserat Aktieprogram (”PSP 2014”) för att säkerställa att det fortsätter att uppfylla de för programmet uppsatta målen, dvs. att skapa engagemang hos nyckelpersoner avseende möjligheter och risker i bolagets utveckling samt för att säkerställa att de delar målet att generera lönsam tillväxt. Programmat avsåg också att motivera nyckelpersoner till fortsatt anställning inom koncernen. Den genomförda översynen resulterade i slutsatsen att det finns ett behov av att inrätta ett långsiktigt incitamentsprogram även detta år. Det långsiktiga incitamentsprogram som av styrelsen föreslås för implementering 2015, relaterat till räkenskapsåren 2015-2017 och som kan resultera i att så kallade prestationsaktier kan komma att erhållas under 2018, dvs. PSP 2015, beskrivs närmare nedan. PSP 2015 är begränsat till den verkställande direktören samt andra ledande befattningshavare, totalt elva (11) anställda inklusive verkställande direktören. Syftet med PSP 2015 är att uppmuntra till och förbättra det långsiktiga värdeskapandet i enlighet med aktieägarnas intressen, bolagets strategi och finansiella mål såväl som att fokusera på att återupprätta förlorat aktieägarvärde. Huvudsakliga ändringar jämfört med Prestationsbaserat Aktieprogram 2014 För att stärka kopplingen till bolagets långsiktiga utveckling, likväl för att förenkla samt anpassa programmet till rådande marknadspraxis, föreslås följande huvudsakliga ändringar i PSP 2015 jämfört med PSP 2014: • den grupp av anställda som har möjlighet att delta i PSP 2015 har begränsats till att endast omfatta den verkställande direktören samt ledande befattningshavare i bolaget; • ett EPS-mål (Earnings Per Share) införs istället för tillväxt i affärsvolym i lokal valuta (försäljning och order) och resultat före räntor, skatt och nedskrivningar (EBITA) för att närmare sammankoppla befattningshavarnas och aktieägarnas intressen. Därtill introduceras en treårig prestationsperiod för EPS-målet för att fokusera på koncernens långsiktiga utveckling. De tidigare prestationsmålen mättes och aktierna tjänades in årsvis med en tredjedel under respektive räkenskapsår under prestationsperioden. Förslag till beslut om Prestationsbaserat Aktieprogram 2015 Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om implementering av PSP 2015. För att kunna implementera PSP 2015 föreslår styrelsen att maximalt 475 000 serie B aktier i Elekta får användas i PSP 2015 för överlåtelse till anställda inom Elekta-koncernen och att maximalt 30 procent av dessa aktier får överlåtas på Nasdaq Stockholm för täckande av bland annat sociala avgifter. Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar i enlighet med förslagen nedan. Implementering av Prestationsbaserat Aktieprogram 2015 PSP 2015 skall erbjudas individer som har störst möjlighet att påverka bolagets långsiktiga utveckling, dvs. den verkställande direktören samt ledande befattningshavare, allt som allt elva (11) anställda. Styrelsen kommer att fastställa ett maximalt värde för PSP 2015 per individ demominerat i SEK. Det maximala värdet för den verkställande direktören är oförändrat jämfört med PSP 2014 och uppgår till SEK 2 700 000 och för de andra ledande befattningshavarna uppgår värdet till maximalt SEK 1 350 000 per person. Det sammanlagda totala värdet för samtliga deltagare i PSP 2015 uppgår till maximalt SEK 16 200 000, exklusive sociala avgifter. Respektive deltagares maximala värde skall konverteras till ett antal aktier baserat på den genomsnittliga sista betalkursen för aktier av serie B i Elekta på Nasdaq Stockholm under en period av tio handelsdagar före den dag erbjudande om deltagande i programmet lämnas. Det totala antalet aktier som omfattas av PSP 2015 och samtliga aktier i utestående incitamentsprogram kan totalt dock högst motsvara fem (5) procent av bolagets totala antal utestående aktier. Deltagare i PSP 2015 kommer att erhålla en villkorad rätt att tilldelas prestationsaktier vilket är en rätt att vid en framtida tidpunkt erhålla ett visst antal sådana aktier under förutsättning att tillämpliga villkor är uppfyllda. Det maximala antalet aktier som kan erhållas är beroende av graden av uppfyllande av ett prestationsmål, EPS-tillväxt över en treårig prestationsperiod. Styrelsen fastställer minimi- och maximinivån för prestationsmålet. För PSP 2015 kommer 2015 PSP tilldelningen att intjänas om den årliga tillväxttakten för EPS är mellan 32 och 41 procent vid jämförelse av 2017 års finansiella resultat med 2014 års. Prestationsmålet skall justeras vid händelser som påverkar antalet utestående aktier i bolaget, eller vid oförutsedda väsentliga händelser som påverkar Elekta-koncernens verksamhet eller på annat sätt påverkat prestationsmålet och om styrelsen så finner det relevant. För det fall bolaget beslutar om förändringar i dess redovisningsprinciper eller fattar beslut om att uppta omstruktureringskostnader kan styrelsen komma att fatta beslut om förändringar i prestationsmålet för PSP 2015. Erhållande av aktier är normalt avhängigt fortsatt anställning inom Elekta -koncernen. Uppfylls samtliga i PSP 2015 uppställda villkor ska tilldelning av aktier ske vederlagsfritt tre år efter att avtal ingåtts och efter det att styrelsen godkänt utfallet. Innan antalet aktier, som ska tilldelas, slutligen bestäms, ska styrelsen pröva om tilldelningen är rimlig i förhållande till bolagets finansiella resultat och ställning, förhållanden på aktiemarknaden och andra omständigheter, samt om styrelsen bedömer att så inte är fallet, reducera antalet aktier som ska tilldelas till det lägre antal aktier som styrelsen bedömer lämpligt. Deltagarna ska inte erlägga någon betalning för sina rättigheter under programmet. Deltagarna ska vid tilldelning av aktier erhålla kontant kompensation för kontant utdelning under de tre räkenskapsåren 2015-2017. Antal aktier som omfattas av förslaget kan av styrelsen komma att omräknas på grund av förändringar i kapitalstruktur såsom fondemission, sammanläggning eller uppdelning av aktier, nyemission eller nedsättning av aktiekapitalet eller liknande åtgärder. Styrelsen, eller av styrelsen för ändamålet inrättat utskott, ska ansvara för den närmare utformningen och hanteringen av PSP 2015, inom ramen för angivna huvudsakliga villkor och riktlinjer. I samband därmed ska styrelsen äga rätt att göra anpassningar för att uppfylla regler eller marknadsförutsättningar utomlands. Styrelsen ska även äga rätt att vidta andra justeringar under förutsättning att det sker betydande förändringar i Elekta-koncernen eller dess omvärld som skulle medföra att beslutade villkor för tilldelning enligt PSP 2015 inte längre är lämpliga. Deltagande i PSP 2015 förutsätter dels att detta lagligen och lämpligen kan ske, dels att det enligt styrelsens bedömning kan komma att ske med rimliga administrativa kostnader och ekonomiska insatser. För att minska den ekonomiska risken vid en ökning av aktiekursen under löptiden för prestationsaktierna samt för att säkerställa möjligheten att överlåta aktier avser Elekta att förvärva och överlåta egna aktier i enlighet med punkterna 20 a) och 18 b). Kostnader för Prestationsbaserat Aktieprogram 2015 Under antagande att maximalt antal aktier tilldelas under PSP 2015 och en aktiekurs om 50 kronor erfordras maximalt 421 200 aktier av serie B för att fullgöra åtaganden under programmet (inklusive sociala avgifter), motsvarande cirka 0,11 procent av det totala antalet utestående aktier. Antalet aktier som omfattas av tidigare och utestående incitamentsprogram uppgår till 1 742 714 aktier, motsvarande cirka 0,46 procent av det totala antalet utgivna aktier. Under antagande att maximalt antal aktier tilldelas under PSP 2015 och en aktiekurs om 50 kronor, beräknas kostnaderna, inklusive kostnader för sociala avgifter och finansieringskostnaden för återköpta aktier, uppgå till cirka 21 060 000 kronor. Säkringsåtgärder För att säkerställa leverans till PSP 2015 föreslår styrelsen under punkten 18 b) att högst 475 000 aktier av serie B ska kunna överlåtas till anställda inom Elekta-koncernen, och därutöver att en del av dessa aktier även ska kunna överlåtas på Nasdaq Stockholm för täckande av bland annat sociala avgifter. Skulle förslaget att överlåta återköpta aktier till deltagare i PSP 2015 inte godkännas av årsstämman kommer styrelsen att undersöka andra möjligheter för att säkerställa leveransåtagandena med anledning av PSP 2015. Förslagets beredning Förslaget har beretts av bolagets ersättningsutskott i samråd med styrelsen. Beslutet att förelägga PSP 2015 till årsstämman har fattats av styrelsen. Utestående incitamentsprogram i Elekta För en beskrivning av Elektas pågående aktierelaterade incitamentsprogram hänvisas till not 5 i Elektas årsredovisning för 2014/2015. Majoritetskrav För giltigt beslut av stämman enligt styrelsens förslag fordras att beslutet biträds av aktieägare med mer än hälften av de avgivna rösterna eller, vid lika röstetal, den mening som ordföranden biträder. Punkt 18 b) – Beslut om överlåtelse av egna aktier i anledning av Prestationsbaserat Aktieprogram 2015 Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om överlåtelse av bolagets egna aktier och bemyndigande för styrelsen i anledning av Prestationsbaserat Aktieprogram 2015 i enlighet med följande villkor. i) Högst 475 000 aktier av serie B får överlåtas med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt. ii) Rätt att förvärva aktier ska tillkomma sådana personer inom Elekta -koncernen som omfattas av villkoren för Prestationsbaserat Aktieprogram 2015. Vidare ska dotterbolag inom Elekta-koncernen äga rätt att vederlagsfritt förvärva aktier, varvid sådana dotterbolag ska vara skyldiga att omgående vederlagsfritt överlåta aktier till sina anställda som omfattas av Prestationsbaserat Aktieprogram 2015. iii) Rätt att erhålla aktier ska tillkomma den anställde under den tid som den anställde har rätt att erhålla aktier enligt villkoren för Prestationsbaserat Aktieprogram 2015 iv) Anställd som omfattas av villkoren för Prestationsbaserat Aktieprogram 2015 ska, under vissa förutsättningar, erhålla aktier av serie B vederlagsfritt. v) Styrelsen bemyndigas att, under tiden fram till nästkommande årsstämma, vid ett eller flera tillfällen, fatta beslut om att på Nasdaq Stockholm överlåta högst 142 500 aktier i syfte att täcka vissa utgifter, i huvudsak sociala avgifter. Överlåtelse får ske till ett pris inom den s.k. spreaden (jfr ovan) vid tidpunkten för beslutet om överlåtelsen samt i förekommande fall med iakttagande av de regler som följer av börsens regler. Skälen för avvikelsen från aktieägarnas företrädesrätt och grunden för överlåtelseprisets beräknande är följande: Överlåtelsen av egna aktier utgör en del av genomförandet av det föreslagna Prestationsbaserat Aktieprogram 2015. Styrelsen anser det vara till fördel för bolaget och dess aktieägare att anställda är aktieägare i bolaget. För giltigt beslut av stämman enligt styrelsens förslag enligt denna punkt 18 b) fordras att beslutet biträds av aktieägare med minst nio tiondelar av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna. Punkt 19 a) – Beslut om överlåtelse av egna aktier i anledning av Prestationsbaserat Aktieprogram 2014 Årsstämman 2014 godkände inte styrelsens förslag om överlåtelse av egna aktier i anledning av Prestationsbaserat Aktieprogram 2014, trots att stämman tidigare godkänt själva programmet. Styrelsen anser dock att detta är det mest kostnadseffektiva sättet att fullgöra bolagets förpliktelser, och föreslår därför återigen att årsstämman beslutar om överlåtelse av bolagets egna aktier och bemyndigande för styrelsen i anledning av Prestationsbaserat Aktieprogram 2014 i enlighet med följande villkor. i) Högst 1 139 600 aktier av serie B får överlåtas med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt. ii) Rätt att förvärva aktier ska tillkomma sådana personer inom Elekta -koncernen som omfattas av villkoren för Prestationsbaserat Aktieprogram 2014. Vidare ska dotterbolag inom Elekta-koncernen äga rätt att vederlagsfritt förvärva aktier, varvid sådana dotterbolag ska vara skyldiga att omgående vederlagsfritt överlåta aktier till sina anställda som omfattas av Prestationsbaserat Aktieprogram 2014. iii) Rätt att erhålla aktier ska tillkomma den anställde under den tid som den anställde har rätt att erhålla aktier enligt villkoren för Prestationsbaserat Aktieprogram 2014. iv) Anställd som omfattas av villkoren för Prestationsbaserat Aktieprogram 2014 ska, under vissa förutsättningar, erhålla aktier av serie B vederlagsfritt. Styrelsen har fastställt målen för Prestationsbaserat Aktieprogram 2014 enligt följande. Målen för Prestationsbaserat Aktieprogram 2014 fastställs årligen av styrelsen och mäts och intjänas med en tredjedel per respektive räkenskapsår under 2014/2015 till 2016/2017. Målen för räkenskapsåret 2015/2016 har fästställts enligt följande: [image] Skälen för avvikelsen från aktieägarnas företrädesrätt och grunden för överlåtelseprisets beräknande är följande: Överlåtelsen av egna aktier utgör en del av genomförandet av Prestationsbaserat Aktieprogram 2014 som beslutades om vid föregående årsstämma. Styrelsen anser det vara till fördel för bolaget och dess aktieägare att anställda är aktieägare i bolaget. För giltigt beslut av stämman enligt styrelsens förslag enligt denna punkt 19 a) fordras att beslutet biträds av aktieägare med minst nio tiondelar av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna. Punkt 19 b) – Beslut om bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om överlåtelse av egna aktier i anledning av Prestationsbaserat Aktieprogram 2013 och 2014 Styrelsen föreslår att årsstämman bemyndigar styrelsen att i anledning av Prestationsbaserat Aktieprogram 2013 och 2014 under tiden fram till nästkommande årsstämma, vid ett eller flera tillfällen, fatta beslut om att på Nasdaq Stockholm överlåta högst 286 800 aktier i syfte att täcka vissa utgifter, i huvudsak sociala avgifter. Överlåtelse får ske till ett pris inom den s.k. spreaden (jfr ovan) vid tidpunkten för beslutet om överlåtelsen samt i förekommande fall med iakttagande av de regler som följer av börsens regler. Årsstämmans beslut enligt styrelsens förslag under punkt 19 b) är giltigt endast om det biträds av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna. Punkt 20 a) – Beslut om bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om förvärv av egna aktier Styrelsen föreslår att årsstämman bemyndigar styrelsen att under tiden fram till nästkommande årsstämma, vid ett eller flera tillfällen, fatta beslut om att förvärva högst så många egna aktier att bolaget efter förvärv innehar sammanlagt högst fem procent av totala antalet aktier i bolaget. Återköp ska ske på Nasdaq Stockholm till ett pris inom det vid var tid registrerade kursintervallet (den så kallade spreaden), det vill säga intervallet mellan högsta köpkurs och lägsta säljkurs samt i övrigt med iakttagande av de regler som följer av börsens regler. Syftet med återköpet av egna aktier är i första hand att anpassa bolagets kapitalstruktur till bolagets kapitalbehov samt att i förekommande fall kunna överlåta aktier i samband med finansiering av företagsförvärv samt andra typer av strategiska investeringar och förvärv. Syftet är därtill att möjliggöra säkring av kostnader och leverans sammanhängande med genomförandet av Prestationsbaserat Aktieprogram 2015 som föreslås under punkt 18. Årsstämmans beslut enligt styrelsens förslag under punkt 20 a) är giltigt endast om det biträds av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna. Förslag från aktieägare Aktieägaren Mahamed Abdi föreslår att förvärv av egna aktier ska ske av högst 10 procent av totala antalet aktier i bolaget. Punkt 20 b) – Beslut om bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om överlåtelse av egna aktier Styrelsen föreslår att årsstämman bemyndigar styrelsen att under tiden fram till nästkommande årsstämma, vid ett eller flera tillfällen, fatta beslut om att överlåta aktier i bolaget. Överlåtelse av egna aktier får endast ske i samband med finansiering av företagsförvärv samt andra typer av strategiska investeringar och förvärv och med högst det antal egna aktier som bolaget vid var tid innehar. Överlåtelse av egna aktier får ske på eller utanför Nasdaq Stockholm. I samband med förvärv av företag eller rörelser får överlåtelse av egna aktier ske med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt och till ett pris inom den så kallade spreaden (jämför ovan) vid tidpunkten för beslutet om överlåtelsen samt i förekommande fall med iakttagande av de regler som följer av börsens regler. Ersättning för sålunda överlåtna aktier kan erläggas kontant eller genom apport eller kvittning av fordran mot bolaget, eller annars med villkor. Skälen till styrelsens bemyndigande att avvika från aktieägarnas företrädesrätt är att i förekommande fall kunna finansiera eventuella företagsförvärv samt andra typer av strategiska investeringar och förvärv på ett kostnadseffektivt sätt. Årsstämmans beslut enligt styrelsens förslag under punkt 20 b) är giltigt endast om det biträds av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna. Punkt 21 – Utseende av valberedning Valberedningen föreslår att förfarandet för tillsättande av valberedning inför årsstämma 2016 ska i huvudsak gå till enligt följande. Styrelsens ordförande ska före utgången av räkenskapsårets andra kvartal kontakta de fyra röstmässigt största aktieägarna, utöver den eller de aktieägare som styrelseordföranden själv eventuellt representerar, vilka ska ges möjlighet att utse var sin ledamot att tillsammans med styrelseordföranden utgöra valberedning för tiden intill dess att nästa årsstämma hållits, eller i förekommande fall, intill dess att en ny valberedning utsetts. Om aktieägare avstår från sin rätt att utse ledamot ska rätten att utse ledamot av valberedningen övergå till den till röstetalet närmast följande största aktieägare, som inte redan utsett eller haft rätt att utse ledamot av valberedningen. Vid bedömningen av vilka ägare som är röstmässigt starkast skall ägarstatistik från Euroclear Sweden AB per den sista bankdagen i september månad och övrig tillförlitlig information som tillhandahållits bolaget vid denna tidpunkt, läggas till grund. Såvida inte valberedningen enhälligt beslutar att utse annan ledamot till valberedningens ordförande ska ordförande i valberedningen vara den ledamot som utsetts av den röstmässigt största aktieägaren. Valberedningen ska ha rätt att efter enhälligt beslut härom utse person som adjungerad ledamot i valberedningen. Sådan adjungerad ledamot deltar ej i valberedningens beslut. Namnen på ledamöterna av valberedningen samt vem de utsetts av ska offentliggöras så snart de utsetts, dock senast sex månader före nästa årsstämma. Ingen ersättning ska utgå till valberedningens ledamöter. Om någon av de aktieägare som har utsett ledamot till valberedningen avyttrar sina aktier i bolaget innan valberedningens uppdrag fullgjorts ska ledamot av valberedningen, vilken utsetts av sådan aktieägare, om valberedningen så beslutar, ersättas av ledamot att utses av den aktieägare som vid denna tidpunkt är störst aktieägare, efter de andra aktieägare som är representerade i valberedningen. Skulle någon av ledamöterna av valberedningen upphöra att representera den aktieägare som utsett denne, innan valberedningens uppdrag fullgjorts, ska sådan ledamot, om aktieägaren så önskar, ersättas av en ny ledamot utsedd av aktieägaren i fråga. Valberedningen har rätt att, om så bedöms lämpligt, utöver eventuellt adjungerad ledamot enligt ovan, adjungera ledamot som utses av aktieägare som efter det att valberedningen konstituerats kommit att ingå bland de fyra röstmässigt största aktieägarna. Sådan adjungerad ledamot deltar ej i valberedningens beslut. Valberedningen ska utföra sitt uppdrag i enlighet med Svensk kod för bolagsstyrning och andra tillämpliga regler och i uppdraget ingår bland annat att lämna förslag till: i) ordförande vid årsstämma; ii) ordförande och övriga ledamöter i styrelsen; iii) arvode till icke-anställda styrelseledamöter; iv) arvode till bolagets revisor och val av revisor; och v) i den mån så anses erforderligt, förslag till ändringar i dessa instruktioner för valberedningen. Punkt 22 – Förslag till beslut från aktieägaren Thorwald Arvidsson Aktieägaren Thorwald Arvidsson har begärt att följande ärenden tas upp till behandling på årsstämman. Punkt 22 a) – Ändring av § 5, 2 st bolagsordningen Ändring av bolagsordningens § 5, 2 st., så att såväl aktier av serie A och B ska medföra en röst. Punkt 22 b) - Utgående av § 12 i bolagsordningen Vid bifall av punkt 22 a) ovan, föreslås att § 12 i bolagsordningen utgår. Punkt 22 c) – Uppdrag till styrelsen att tillskriva regeringen Uppdrag till styrelsen att tillskriva regeringen med begäran om att aktiebolagslagens möjlighet till gradering av rösträtten avskaffas samt att hembudsskyldighet införs i publika aktiebolag. Punkt 22 d) – Uppdrag till styrelsen avseende bildande av en aktieägarförening Uppdrag till styrelsen att vidta erforderliga åtgärder för att, om möjligt, bilda en aktieägarförening för aktieägarna i bolaget. Punkt 22 e) – Uppdrag till styrelsen avseende aktieägarrepresentanter i bolagets styrelse Uppdrag till styrelsen att utarbeta ett förslag till ordning för att bereda de små och medelstora aktieägarna representation i bolagets styrelse. Punkt 22 f) – Instruktion till bolagets valberedning avseende de föreslagna kandidaternas etiska standard Instruktion till bolagets valberedning att särskilt beakta frågor sammanhängande med de föreslagna kandidaternas etiska standard. Stockholm i juli 2015 Styrelsen i Elekta AB (publ) # # # För ytterligare information, var vänlig kontakta: Gert van Santen, Group Vice President Corporate Communications, Elekta AB Tel: +31 653 561 242, e-post: gert.vansanten@elekta.com Tidszon: CET: Centraleuropeisk tid Johan Andersson, Director, Investor Relations, Elekta AB Tel: +46 702 100 451, e-post: johan.andersson@elekta.com Tidszon: CET: Centraleuropeisk tid Informationen är sådan som Elekta AB (publ) ska offentliggöra enligt lagen om handel med finansiella instrument och/eller lagen om värdepappersmarknaden. Informationen lämnades för offentliggörande den 3 augusti 2015 kl. 07:30 CET. Om Elekta Elekta är ett globalt medicinteknikföretag som utvecklar och säljer innovativa kliniska lösningar för behandling av cancer och sjukdomar i hjärnan. Företaget utvecklar sofistikerade behandlingssystem och planeringsmjukvara för strålterapi, strålkirurgi och brachyterapi, samt mjukvarusystem som stödjer ett effektivt arbetsflöde i cancervården. Elektas verksamhet syftar till att förbättra, förlänga och rädda livet för svårt sjuka patienter. Genom att vidga gränserna inom vetenskap och teknologi, kan Elekta erbjuda intelligenta och resurseffektiva lösningar som skapar förtroende hos både vårdgivare och patienter. Elektas system och kliniska lösningar används idag vid mer än 6 000 sjukhus världen över. Elekta har cirka 3 800 medarbetare globalt. Huvudkontoret ligger i Stockholm och företaget är noterat på NASDAQ Stockholm. För mer information om Elekta, se www.elekta.com.
Välkommen till årsstämma i Elekta AB (publ)
| Source: Elekta AB
Attachments
