Aktia Pankki Oyj
Pörssitiedote
5.3.2021 klo 9.00
Kutsu Aktia Pankki Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen 2021
Aktia Pankki Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään tiistaina 13.4.2021 kello 16.00 Aktia Pankki Oyj:n pääkonttorilla, Arkadiankatu 4–6 A, Helsingissä.
Koronaviruspandemian leviämisen hillitsemiseksi yhtiön hallitus on tilapäisen lainsäädännön mukaisesti päättänyt poikkeuksellisesta kokousmenettelystä. Yhtiö on tehnyt päätöksen varsinaisen yhtiökokouksen 2021 järjestämisestä lain tarjoamien edellytysten perusteella, jotta yhtiökokous voidaan järjestää ennustettavalla tavalla ja jotta osakkeenomistajien, työntekijöiden ja muiden sidosryhmien terveys ja turvallisuus voidaan turvata.
Aktia Pankki Oyj:n osakkeenomistajat ja heidän edustajansa voivat osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksiaan vain äänestämällä ennakkoon ja antamalla vastaehdotuksen tai esittämällä kysymyksiä ennakkoon. Yhtiökokoukseen ei voi osallistua paikan päällä. Ohjeet osakkeenomistajille löytyvät tästä kutsusta otsikon C. Ohjeita yhtiökokoukseen osallistujille alta sekä osoitteesta www.aktia.com.
Kaikki osakkeenomistajat kutsutaan seuraamaan varsinaista yhtiökokousta kello 16.00 alkaen. Kokouksen aikana osakkeenomistajat voivat seurata hallituksen puheenjohtajan ja toimitusjohtajan esityksiä ja yhtiökokouksen jälkeen osallistua virtuaaliseen Q & A -tilaisuuteen.
Osakkeenomistajia pyydetään huomioimaan, että Q & A -tilaisuuden aikana esitetyt kysymykset eivät ole osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä. Osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n tarkoittamat kysymykset tulee esittää erikseen ennakkoon. Lisätietoja virtuaaliseen osakkeenomistajatilaisuuteen osallistumisesta ja osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukaisten kysymysten esittämisestä löytyy otsikon C.4 Lisäohjeita yhtiökokoukseen osallistujille alta.
A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat
Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- Kokouksen avaaminen
- Kokouksen järjestäytyminen
Asianajaja Mårten Knuts toimii yhtiökokouksen puheenjohtajana. Mikäli Mårten Knutsilla ei painavasta syystä ole mahdollisuutta toimia puheenjohtajana, hallitus nimeää puheenjohtajaksi henkilön, jonka se katsoo soveltuvan puheenjohtajan tehtävään parhaiten.
3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
Lakiasiainjohtaja Ari Syrjäläinen toimii pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana. Mikäli Ari Syrjäläisellä ei painavasta syystä ole mahdollisuutta toimia pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana, hallitus nimeää pöytäkirjantarkastajaksi ja ääntenlaskun valvojaksi henkilön, jonka se katsoo soveltuvan pöytäkirjantarkastajan ja ääntenlaskun valvojan tehtävään parhaiten.
- Kokouksen laillisuuden toteaminen
- Läsnäolevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
Yhtiökokouksessa läsnäoleviksi lasketaan ne osakkeenomistajat, jotka ovat äänestäneet ennakkoon ennakkoäänestysajan kuluessa, ja jotka osakeyhtiölain 5 luvun 6 §:n ja 6a §:n mukaisesti ovat oikeutettuja osallistumaan yhtiökokoukseen. Ääniluettelo vahvistetaan Euroclear Finland Oy:n Innovatics Oy:lle toimittaman tiedon perusteella.
6. Vuoden 2020 tilinpäätöksen, konsernitilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen
Koska yhtiökokoukseen on mahdollista osallistua vain ennakkoon, yhtiön tilinpäätös ja vuosikertomus, sisältäen toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, jotka yhtiö tulee julkaisemaan viimeistään 23.3.2021, ja jotka tämän jälkeen ovat saatavilla yhtiön verkkosivuilla www.aktia.com, katsotaan esitetyksi yhtiökokoukselle.
Toimitusjohtajan esitys.
7. Tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen vahvistaminen
Hallitus esittää, että yhtiökokous päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta. Yhtiön tilintarkastaja puoltaa tilinpäätöksen vahvistamista.
8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen
Hallitus ehdottaa viranomaisten suositukset huomioiden, että Aktia Pankki Oyj:n varsinainen yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään myöhemmin enintään 0,43 euron osingon maksamisesta osakkeelta tilikaudelta 2020 siten, että maksu tapahtuu yhdessä tai useammassa erässä. Valtuutus olisi voimassa vuoden 2022 varsinaiseen yhtiökokoukseen asti. Ehdotuksen mukaan hallitus valtuutetaan päättämään mahdollisen osingon täsmäytyspäivä ja maksuajankohta.
- Vastuuvapauden myöntämisestä päättäminen hallituksen jäsenille, toimitusjohtajalle ja hänen varamiehelleen
- Aktia Pankki Oyj:n palkitsemisraportti vuodelta 2020.
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiön toimielinten palkitsemisraportti vahvistetaan.
Koska yhtiökokoukseen on mahdollista osallistua vain ennakkoon, vuoden 2020 palkitsemisraportti, jonka yhtiö julkaisee viimeistään 23.3.2021, ja joka tämän jälkeen on saatavilla yhtiön verkkosivuilla www.aktia.com, katsotaan esitetyksi yhtiökokoukselle.
11. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen
Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa, että hallituksen jäsenten palkkiot toimikaudelle vahvistetaan seuraavasti:
- puheenjohtaja, 64 300 euroa (2020: 64 300 euroa)
- varapuheenjohtaja, 43 000 euroa (2020: 36 400 euroa)
- jäsen, 35 000 euroa (2020: 28 500 euroa)
Tämän lisäksi ehdotetaan, että kunkin valiokunnan puheenjohtajalle maksetaan 8 000 euron suuruinen vuosipalkkio.
Ehdotetaan, että kokouspalkkiona hallituksen ja valiokunnan kokouksista maksetaan 500 euroa/henkilö per osallistuttu kokous. Matka- ja majoittumiskustannusten korvaamisessa ja päivärahan maksamisessa noudatetaan verohallinnon ohjeita.
Nimitystoimikunta ehdottaa, että 40 prosenttia vuosipalkkiosta (brutto) maksetaan jäsenille Aktian osakkeiden muodossa. Yhtiö hankkii hallituksen jäsenten lukuun markkinoilta Aktian osakkeita julkisessa kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan, ja jäljellä oleva summa vuosipalkkiosta maksetaan käteisenä. Osakkeet hankitaan kahden viikon aikana alkaen siitä, kun yhtiön osavuosikatsaus kaudelle 1.1.2021–31.3.2021 julkistetaan tai mahdollisimman pian soveltuvan lainsäädännön mukaan. Yhtiö maksaa kaikki kulut ja mahdollisen varainsiirtoveron osakkeiden hankintaan liittyen.
12. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen
Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa, että hallituksen jäsenten lukumäärää pienennetään yhdeksästä jäsenestä, ja että lukumääräksi vahvistetaan kahdeksan jäsentä.
13. Hallituksen jäsenten valitseminen
Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa, että hallituksen nykyiset jäsenet Johan Hammarén, Maria Jerhamre Engström, Harri Lauslahti, Olli-Petteri Lehtinen, Johannes Schulman, Lasse Svens ja Arja Talma suostumustensa mukaisesti valitaan uudelleen toimikaudelle, joka jatkuu seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun saakka. Tarkemmat tiedot uudelleen valittaviksi ehdotettavista hallituksen jäsenistä ovat saatavilla yhtiön verkkosivuilla www.aktia.com.
Nimitystoimikunta ehdottaa lisäksi, että Timo Vättö valitaan suostumuksensa mukaisesti uudeksi hallituksen jäseneksi samalle toimikaudelle. Valittavaksi ehdotetusta uudesta hallituksen jäsenestä löytyy lisätietoa tämän tiedotteen liitteestä ja lähempänä yhtiökokousta yhtiön verkkosivuilta www.aktia.com.
Kaikki ehdotetut henkilöt ovat hallinnointikoodin määritelmän mukaisesti riippumattomia yhtiöstä. Ainoastaan Timo Vättö ei ole riippumaton yhtiön merkittävästä osakkeenomistajasta, sillä hän on Aktia Pankin suurimman omistajan RG Partners Oy:n (10,16 %) suurimman omistajan Rettig Group Oy Ab:n hallituksen jäsen.
Kaikki hallitukseen ehdolla olevat henkilöt ovat ilmoittaneet, että mikäli he tulevat valituiksi, he valitsevat keskuudestaan Lasse Svensin hallituksen puheenjohtajaksi ja Timo Vätön varapuheenjohtajaksi.
Hallituksen jäsenet Christina Dahlblom ja Kari A.J. Järvinen ovat ilmoittaneet, että he eivät ole käytettävissä hallituksen jäseniksi.
14. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen
Hallitus ehdottaa hallituksen tarkastusvaliokunnan suosituksen mukaisesti, että tilintarkastajan palkkio maksetaan kohtuullisen laskun perusteella.
15. Tilintarkastajien lukumäärästä päättäminen
Hallitus ehdottaa hallituksen tarkastusvaliokunnan suosituksen mukaisesti, että tilintarkastajien lukumääräksi vahvistetaan yksi (1).
16. Tilintarkastajan valitseminen
Hallitus ehdottaa hallituksen tarkastusvaliokunnan suosituksen mukaisesti, että tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab päävastuullisena tilintarkastajana KTM, KHT Marcus Tötterman vuoden 2021 varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä alkavaksi ja vuoden 2022 varsinaisen yhtiökokouksen loppuun jatkuvaksi toimikaudeksi.
17. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista tai osakeyhtiölain 10 luvussa tarkoitettujen osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien annista yhdessä tai useammassa erässä
Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous antaa hallitukselle valtuutuksen laskea liikkeeseen osakkeita tai osakeyhtiölain 10 luvun mukaisia osakkeisiin oikeuttavia erityisiä oikeuksia seuraavin ehdoin:
Tämän valtuutuksen nojalla liikkeeseen laskettavien osakkeiden lukumäärä voi olla enintään 6 967 000, mikä vastaa noin 10 prosenttia yhtiön kaikista osakkeista.
Hallitus päättää kaikista osakeannin ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien liikkeeseenlaskun ehdoista. Valtuutus koskee uusien osakkeiden antia. Osakeanti ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien liikkeeseenlasku voidaan toteuttaa poiketen osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta (suunnattu anti).
Hallituksella on oikeus käyttää valtuutusta muun muassa yhtiön oman pääoman vahvistamiseksi, yhtiön osakepalkkio-ohjelmaan, yritysostoihin ja/tai yritysjärjestelyihin.
Valtuutus on voimassa 18 kuukautta yhtiökokouksen päätöksestä ja se kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 16.4.2020 antaman osakeantivaltuutuksen.
18. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta
Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous antaa hallitukselle valtuutuksen päättää yhteensä enintään 500 000 osakkeen, mikä vastaa noin 0,7 prosenttia kaikista yhtiön osakkeista, hankkimisesta.
Yhtiön omia osakkeita voidaan hankkia yhdessä tai useammassa erässä käyttäen yhtiön vapaata omaa pääomaa.
Omia osakkeita voidaan hankkia julkisessa kaupankäynnissä hankintapäivänä vahvistettuun hintaan tai muutoin markkinoilla määräytyvään hintaan. Omia osakkeita voidaan hankkia osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteesta poiketen (suunnattu hankinta).
Yhtiön omia osakkeita voidaan hankkia käytettäviksi yhtiön osakepalkkio-ohjelmaan ja/tai yhtiön hallituksen jäsenten palkkioiden maksuun, luovutettaviksi edelleen tai pidettäviksi yhtiössä.
Hallitus päättää kaikista muista omien osakkeiden hankkimiseen liittyvistä ehdoista.
Valtuutus on voimassa 18 kuukautta yhtiökokouksen päätöksestä ja se kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 16.4.2020 antaman valtuutuksen hankkia yhtiön omia osakkeita.
19. Hallituksen valtuuttaminen päättämään yhtiön omien osakkeiden luovuttamisesta
Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään yhtiön hallussa olevien omien osakkeiden luovuttamisesta seuraavin ehdoin.
Valtuutuksen nojalla voidaan luovuttaa enintään 500 000 osaketta.
Hallitus päättää kaikista omien osakkeiden luovuttamiseen liittyvistä ehdoista. Yhtiön omien osakkeiden luovuttaminen voi tapahtua osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poiketen (suunnattu anti), esimerkiksi yhtiön osakepalkkio-ohjelman ja palkitsemisen toteuttamiseksi.
Valtuutus on voimassa 18 kuukautta yhtiökokouksen päätöksestä ja se kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 16.4.2020 antaman valtuutuksen luovuttaa yhtiön omia osakkeita.
20. Päätös oikeuden menettämisestä yhteistilillä oleviin osakkeisiin ja niihin liittyviin oikeuksiin
Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous tekee osakeyhtiölain 3 luvun 14 a § 3 momentin mukaisen päätöksen, että oikeus arvo-osuusjärjestelmään kuuluvaan osakkeeseen ja osakkeeseen liittyvät oikeudet on menetetty Aktia Pankki Oyj:n yhteistilillä olevien osakkeiden osalta.
Hallitus ehdottaa, että osakeyhtiölain mukainen menettämisseuraus koskisi niitä osakkeita, jotka vielä ovat yhtiön yhteistilillä ja joiden rekisteröintiä arvo-osuustilille ei ole vaadittu ennen yhtiökokouksen päätöstä asiassa 13.4.2021.
Ehdotus koskee enintään 47 920 tämän yhtiökokouskutsun päivänä Aktia Pankki Oyj:n yhteistilille rekisteröityä osaketta. Mainitusta osakkeiden lukumäärästä vähennetään niiden osakkeiden lukumäärä, joiden rekisteröintiä on vaadittu ennen yhtiökokouksen päätöstä ja joiden jälkivaihto toteutetaan viimeistään 13.4.2021.
Yhtiön hallitus ehdottaa, että menetettävät osakkeet käytetään yhtiön osakepalkkio-ohjelman toteuttamista sekä palkitsemista varten.
Menettämisseuraamuksen kohteena olevat osakkeet ovat ne korkeintaan 47 920 Aktia-osaketta, jotka ovat edelleen yhtiön yhteistilillä. Osakkeet laskettiin liikkeelle puskurina Veritas keskinäisen vakuutusyhtiön ja Aktia Oyj:n sulautumisen yhteydessä 1.1.2009. Veritas keskinäisen vakuutusyhtiön omistaja-asiakkaat saivat sulautumisvastikkeena osakkeita maksamiensa vakuutusmaksujensa perusteella.
21. Kokouksen päättäminen
B. Yhtiökokousasiakirjat
Edellä mainitulla yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Aktia Pankki Oyj:n verkkosivuilla osoitteessa www.aktia.com. Aktia Pankki Oyj:n vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, sekä vuoden 2020 palkitsemisraportti, ovat saatavilla yllä mainituilla verkkosivuilla viimeistään 23.3.2021. Jäljennökset mainituista asiakirjoista lähetetään pyydettäessä osakkeenomistajille. Kokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla verkkosivuilla viimeistään 27.4.2021.
C. Ohjeita yhtiökokoukseen osallistujille
1. Yhtiön osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja
Koronaviruspandemian leviämisen hillitsemiseksi yhtiökokous järjestetään niin, etteivät osakkeenomistajat tai heidän edustajansa voi osallistua yhtiökokoukseen paikan päällä. Osakkeenomistajat ja heidän edustajansa eivät myöskään voi osallistua kokoukseen reaaliaikaisessa suorassa lähetyksessä teknisten apuvälineiden välityksellä. Osakkeenomistajat ja heidän edustajansa voivat osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksiaan vain ennakkoon äänestämällä ja tekemällä vastaehdotuksia tai esittämällä kysymyksiä ennakkoon. Yhtiökokoukseen ilmoittautuneet osakkeenomistajat voivat seurata yhtiökokousta suorana verkkolähetyksenä. Osakkeenomistajia, jotka seuraavat kokousta tätä kautta, ei lasketa osallistujiksi yhtiökokoukseen, eikä heillä näin ollen ole kysely- tai äänestysoikeutta yhtiökokouksessa. Osakkeenomistajia kehotetaan huomioimaan, että verkkolähetys järjestetään vain, jos se voidaan järjestää niin, että kaikkia viranomaisten koronaviruspandemiasta johtuvia asettamia sääntöjä ja rajoituksia noudatetaan. Lisätietoja ja ohjeita verkkolähetyksen seuraamisesta löytyy yhtiön verkkosivuilta www.aktia.com.
Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 30.3.2021 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.
Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkaa 12.3.2021 kello 10.00, kun määräaika äänestettävien vastaehdotusten toimittamiselle on umpeutunut. Osakkeenomistajan, joka on merkitty yhtiön osakasluetteloon ja joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen ennakkoäänestyksen kautta, tulee ilmoittautua ja äänestää ennakkoon viimeistään 6.4.2021 kello 16.00, jolloin ilmoittautumisen ja äänten tulee olla perillä yhtiössä.
Ilmoittautumisen yhteydessä tulee antaa pyydetyt tiedot, kuten esimerkiksi osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus tai Y-tunnus, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Mikäli osakkeenomistaja valtuuttaa edustajan, tulee pyydetyt tiedot myös edustajasta, kuten edustajan nimi ja henkilötunnus, ilmoittaa. Osakkeenomistajien Aktia Pankki Oyj:lle, Innovatics Oy:lle tai yhtiön nimittämälle edustajalle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokoukseen ja sen yhteydessä tehtävien rekisteröintien käsittelyyn liittyviin tarkoituksiin.
Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat ilmoittautua ja äänestää joistakin esityslistan kohdista ennakkoon 12.3.2021–6.4.2021 välisenä aikana seuraavin tavoin:
a) yhtiön verkkosivuilla www.aktia.com
Sähköistä ilmoittautumista ja ennakkoäänestystä varten tarvitaan suomalainen henkilötunnus tai Y-tunnus sekä osakkeenomistajan tai hänen edustajansa vahva tunnistautuminen suomalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Sähköisen ennakkoäänestyksen ehdot ja ohjeet löytyvät yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.aktia.com.
b) postitse tai sähköpostitse
Osakkeenomistajat voivat lähettää ennakkoäänestyslomakkeen, joka 12.3.2021 alkaen löytyy yhtiön verkkosivuilta www.aktia.com tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous/Aktia Pankki Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen lähettämällä ennakkoääniä Innovatics Oy:lle postitse tai sähköpostitse ennen ilmoittautumis- tai ennakkoäänestysajan umpeutumista, katsotaan tämän olevan ilmoittautuminen yhtiökokoukseen edellyttäen, että tiedoista ilmenee yllä mainitut ilmoittautumista varten vaaditut tiedot.
Osakkeenomistajan asiamiehen tulee ennakkoäänestyslomaketta lähettäessään esittää päivätty valtakirja, tai hänen tulee muulla luotettavalla tavalla pystyä osoittamaan olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa.
Ennakkoäänestysohjeet löytyvät myös yhtiön verkkosivuilta www.aktia.com ennen ennakkoäänestyksen alkamista. Lisätietoja on saatavilla myös puhelimitse numerosta 010 2818 909 maanantaista perjantaihin kello 9.00–12.00 ja kello 13.00–16.00 yhtiökokouksen ilmoittautumisaikana.
2. Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistaja
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 30.3.2021 olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon 8.4.2021 kello 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisö ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuna ajankohtana. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhtiön tulee myös huolehtia siitä, että ennakkoäänestys tapahtuu hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien puolesta hallintarekisteröityihin osakkeisiin liittyvän ilmoittautumisajan puitteissa.
3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat
Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevien osakkeiden nojalla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.
Valtakirjamalli ja äänestysohjeet ovat saatavilla yhtiön verkkosivuilla www.aktia.com viimeistään 12.3.2021. Mahdolliset valtakirjat tulee ensisijaisesti lähettää ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen liitteenä tai vaihtoehtoisesti sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi tai alkuperäisinä postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous/Aktia Pankki Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki. Valtakirjojen tulee olla perillä vastaanottajalla ennen ilmoittautumisajan päätymistä 6.4.2021 kello 16.00.
Osakkeenomistajan asiamiehen tulee ilmoittautua ja äänestää ennakkoon, ja hänellä on myös mahdollisuus jättää vastaehdotus sekä esittää kysymyksiä kutsussa kuvatulla tavalla. Valtakirjan ja ennakkoäänien lähettäminen ennen ilmoittautumis- ja ennakkoäänestysajan päättymistä tulkitaan ilmoittautumisena kokoukseen, mikäli yllä kuvatut ilmoittautumiseen tarvittavat tiedot on annettu.
Valtakirjan ja ennakkoäänien jättäminen Innovatics Oy:lle ennen ennakkoäänestyksen päättymistä tulkitaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen edellyttäen, että valtakirjasta ja äänestysohjeista ilmenevät kohdassa C.1. mainitut ilmoittautumista varten vaaditut tiedot.
4. Lisäohjeita yhtiökokoukseen osallistujille
Osakkeenomistajat, jotka omistavat vähintään yhden sadasosan yhtiön kaikista osakkeista, ovat oikeutettuja tekemään vastaehdotuksen yhtiökokouksen asialistalla esitellyille päätösehdotuksille. Tällaiset vastaehdotukset tulee toimittaa yhtiölle sähköpostitse osoitteeseen koncernjuridik@aktia.fi viimeistään 10.3.2021 kello 16.00. Vastaehdotuksia esittävien osakkeenomistajien tulee pystyä esittämään selvitys osakkeenomistuksestaan vastaehdotuksen esittämisen yhteydessä. Vastaehdotus käsitellään yhtiökokouksessa vain sillä ehdolla, että osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen, ja että osakkeenomistaja yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä omistaa vähintään sadasosan yhtiön kaikista osakkeista. Mikäli vastaehdotusta ei käsitellä yhtiökokouksessa, ehdotukselle annettuja ääniä ei lasketa. Yhtiö julkaisee yhtiön verkkosivuilla www.aktia.com viimeistään 12.3.2021 mahdolliset vastaehdotukset, joista äänestetään.
Osakkeenomistaja voi esittää kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista Suomen osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukaisesti 26.3.2021 asti lähettämällä ne sähköpostitse osoitteeseen koncernjuridik@aktia.fi. Tällaiset osakkeenomistajan esittämät kysymykset, yhtiön johdon vastaus niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat saatavilla yhtiön verkkosivuilla www.aktia.com viimeistään 31.3.2021. Edellytys kysymysten ja vastaehdotusten esittämiselle on se, että osakkeenomistaja pystyy esittämään riittävän selvityksen osakeomistuksestaan.
Tämän kokouskutsun päivänä Aktia Pankki Oyj:llä on yhteensä 69 674 173 osaketta, jotka edustavat 69 674 173 ääntä.
Helsinki, 5.3.2021
AKTIA PANKKI OYJ
HALLITUS
Tiedustelut:
Lasse Svens, hallituksen puheenjohtaja, puh. 020 786 1411
Mikko Ayub, toimitusjohtaja, puh. 010 247 6210
Jakelu:
Nasdaq Helsinki Oy
Keskeiset tiedotusvälineet
www.aktia.com
Aktia on suomalainen varainhoitaja, pankki ja henkivakuuttaja, joka on luonut vaurautta ja hyvinvointia sukupolvelta toiselle jo 200 vuoden ajan. Palvelemme asiakkaitamme digitaalisten kanavien kautta kaikkialla ja kasvokkain toimipisteissämme pääkaupunkiseudulla sekä Turun, Tampereen, Vaasan ja Oulun seuduilla. Palkitun varainhoitomme rahastoja myydään myös kansainvälisesti. Työllistämme noin 830 henkilöä eri puolella Suomea. Aktian hallinnoitavat asiakasvarat (AuM) 31.12.2020 olivat 10,4 miljardia euroa ja taseen arvo 10,6 miljardia euroa. Aktian osake noteerataan Nasdaq Helsinki Oy:ssä (AKTIA). aktia.com.
Liite
