Vincit Oyj: Vincit Oyj:n yhtiökokouskutsu sekä koronaviruksesta johtuvia käytännön ohjeita yhtiökokoukseen liittyen

| Source: Vincit Oyj Vincit Oyj

Vincit Oyj

Yhtiötiedote 31.3.2020 kello 14:00

Vincit Oyj:n yhtiökokouskutsu sekä koronaviruksesta johtuvia käytännön ohjeita yhtiökokoukseen liittyen

Vincit Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään keskiviikkona 22.4.2020 klo 12.00 osoitteessa Visiokatu 1, 33720 Tampere. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan klo 11.30.

Koronaviruksen aiheuttamasta pandemiasta johtuen Vincit ryhtyy lukuisiin varotoimiin voidakseen järjestää yhtiökokouksensa suunnitellusti 22.4.2020, sekä varmistaakseen Yhtiön osakkeenomistajien ja henkilöstön turvallisuuden. Vincit tulee noudattamaan järjestelyissä kaikkia viranomaisohjeita ja päivittää ohjeistusta tilanteen niin vaatiessa.

Vincit pyytää osakkeenomistajia tartuntariskin pienentämiseksi vahvasti harkitsemaan kokouspaikalle saapumista. Paikalle saapumisen sijaan osakkeenomistajilla on mahdollisuus seurata yhtiökokousta suoran verkkolähetyksen välityksellä. Verkkolähetyksen kautta kokousta seuraavan osakkeenomistajan ei kuitenkaan katsota osallistuvan yhtiökokoukseen eikä sitä kautta voi esittää puheenvuoroja eikä äänestää. Linkki verkkolähetykseen lisätään yhtiön verkkosivuille osoitteeseen www.vincit.fi/fi/sijoittajille/yhtiokokous-2020/ noin 15 minuuttia ennen kokouksen alkamista.

Äänioikeutensa käyttämiseksi osakkeenomistajalla on mahdollisuus valtuuttaa haluamansa henkilö edustamaan itseään ja käyttämään äänivaltaa puolestaan kokouksessa. Kokouksessa läsnä olevan henkilömäärän minimoimiseksi suosittelemme käyttämään mahdollisuutta valtuuttaa Asianajaja Anni Ala-Mettälä Applex Asianajotoimisto Oy:stä, tai hänen määräämänsä henkilö, edustamaan itseään ja käyttämään äänivaltaa puolestaan kokouksessa. Valtakirjat äänestysohjeineen löytyvät osoitteesta www.vincit.fi/fi/sijoittajille/yhtiokokous-2020/. Osakkeenomistajan tulee olla ilmoittautunut yhtiökokoukseen voidakseen hyödyntää valtakirjapalvelua.

Yhtiökokouksen päätöksenteon turvaamiseksi Vincit on saanut ilmoituksen jonka mukaan osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä noin 46 prosenttia yhtiön äänivallasta, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen ehdotuksia yhtiökokouksessa, ja että paikalle tulon sijaan he osallistuvat yhtiökokoukseen valtakirjalla.

Yhtiökokouksessa noudatetaan seuraavia erityisjärjestelyitä yhtiön osakkeenomistajien ja henkilöstön terveyden suojelemiseksi ja turvallisuuden varmistamiseksi:

  • Osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan hyödyntämällä valtakirjapalvelua yhtiön verkkosivuilla olevien ohjeiden mukaisesti
  • Osakkeenomistajat voivat myös lähettää etukäteen kysymyksiä yhtiön johdolle yhtiön verkkosivuilla olevien ohjeiden mukaisesti
  • Hallituksen ja johtoryhmän jäsenten osallistuminen on rajoitettu minimiin
  • Tilaisuudessa ei ole tarjoilua
  • Henkilöiden, jotka kuuluvat ikänsä tai terveydellisen tilansa vuoksi riskiryhmiin tai jotka ovat matkustaneet Suomen ulkopuolella yhtiökokousta edeltävän 14 vuorokauden aikana tai joilla on influenssan oireita, pyydetään jättämään osallistumatta henkilökohtaisesti kokoukseen ja antamaan sen sijaan valtakirjan yhtiön järjestämän valtakirjapalvelun kautta.

Yhtiökokous järjestetään vain, jos kokouksen osallistujamäärä on niin vähäinen, että yhtiökokous voidaan järjestää turvallisesti ja Suomen viranomaisten ohjeita noudattaen.

Vincitille turvallisuus on erittäin tärkeä asia. Yhtiö seuraa koronavirustilanteen kehittymistä jatkuvasti ja noudattaa Suomen viranomaisten antamia ohjeita. Vincit pyytää kunnioittavasti osakkeenomistajiaan seuraamaan sekä noudattamaan viranomaisohjeita ja suosituksia sen arvioimisessa, osallistuuko osakkeenomistaja henkilökohtaisesti yhtiökokoukseen. Vincit suosittelee paikalle tulemisen sijaan käyttämään hyväksi edellä mainittua etäyhteyttä ja valtuuttamismahdollisuutta.

Vincit Oyj:n yhtiökokouskutsu

Vincit Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään keskiviikkona 22.4.2020 klo 12.00 osoitteessa Visiokatu 1, 33720 Tampere. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan klo 11.30.

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen

2. Kokouksen järjestäytyminen

3. Pöytäkirjan tarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

6. Vuoden 2019 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

  • Toimitusjohtajan katsaus

7. Tilinpäätöksen vahvistaminen

8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään enintään 0,07 euron osakekohtaisen osingon jakamisesta yhdessä tai useammassa erässä myöhempänä ajankohtana. Valtuutus olisi voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen asti. Yhtiö julkistaa hallituksen mahdollisen osingonjakopäätöksen erikseen ja vahvistaa samassa yhteydessä asiaankuuluvat täsmäytys- ja maksupäivät.

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä noin 46 prosenttia yhtiön äänivallasta, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen ehdotusta yhtiökokouksessa.

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle

10. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallituksen puheenjohtajalle maksetaan palkkiona 2 500 euroa kuukaudelta ja muille jäsenille kullekin 1 500 euroa kuukaudelta. Lisäksi hallituksen jäsenille maksetaan kokouksesta aiheutuneet kohtuulliset matkakustannukset.

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä noin 46 prosenttia yhtiön äänivallasta, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen ehdotusta yhtiökokouksessa.

11. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle yhtiön hallituksen jäsenten lukumääräksi neljä (4).

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä noin 46 prosenttia yhtiön äänivallasta, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen ehdotusta yhtiökokouksessa.

12. Hallituksen jäsenten valitseminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallitukseen valitaan uudelleen nykyiset jäsenet Artti Aurasmaa, Kirsi Piha, Eka Ruola ja Pekka Vähähyyppä.

Osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä noin 46 prosenttia yhtiön äänivallasta, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen ehdotusta yhtiökokouksessa.

Hallituksen jäsenten toimikausi päättyy vaalia ensiksi seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Kaikki ehdotetut henkilöt ovat antaneet suostumuksensa valintaan.

Ehdotettujen henkilötiedot ovat nähtävissä Vincit Oyj:n internet-sivuilla osoitteessa www.vincit.fi/fi/sijoittajille/hallinnointi/hallitus/

13. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että valittavalle tilintarkastajalle maksetaan palkkio yhtiön hyväksymän laskun mukaan.

14. Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiön tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab. Tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab on ilmoittanut, että yhtiön tilintarkastuksesta päävastuullisena tilintarkastajana toimii KHT Kirsi Jantunen.

15. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään osakeannista sekä osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettujen optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhdessä tai useammassa erässä seuraavasti:

Valtuutuksen perusteella voidaan antaa enintään 2 000 000 osaketta (mukaan lukien erityisten oikeuksien perusteella annettavat osakkeet), mikä määrä vastaa noin 17 prosenttia yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä.

Hallitus päättää osakeannin sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista. Valtuutuksen nojalla voidaan antaa sekä uusia osakkeita että yhtiön hallussa olevia osakkeita. Osakkeiden sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisessa voidaan poiketa osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta (suunnattu anti).

Valtuutus on voimassa 30.6.2021 ja kumoaa aikaisemmat käyttämättömät osakeantia sekä optio-oikeuksien ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamista koskevat valtuutukset.

16. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta ja/tai pantiksi ottamisesta

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta ja/tai pantiksi ottamisesta seuraavin ehdoin:

Osakkeita voidaan hankkia ja/tai ottaa pantiksi enintään 1 000 000 kappaletta. Osakkeet hankitaan Nasdaq Helsinki Oy:n järjestämässä julkisessa kaupankäynnissä Nasdaq First North Growth Market Finland -markkinapaikalla hankintahetken markkinahintaan. Omia osakkeita voidaan hankkia muuten kuin osakkeenomistajien omistusten mukaisessa suhteessa. Osakkeiden hankinta alentaa yhtiön jakokelpoista vapaata omaa pääomaa. Hallitus päättää miten osakkeita hankitaan ja/tai otetaan pantiksi.

Valtuutus on voimassa 30.6.2021 ja kumoaa aikaisemmat käyttämättömät omien osakkeiden hankintavaltuutukset.

17. Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Yhtiökokouksen esityslista, hallituksen ehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Vincit Oyj:n internet-sivuilla osoitteessa www.vincit.fi/sijoittajille/yhtiokokous-2020. Tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat saatavilla yhtiön internet-sivuilla. Asiakirjat ovat myös nähtävillä yhtiökokouksessa, ja niistä sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on saatavilla yhtiön internet-sivuilla viimeistään 6.5.2020.

C. Ohjeita kokoukseen osallistujille

Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 8.4.2020 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 17.4.2020 klo 10.00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilö- tai y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien Vincit Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon 8.4.2020. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeen omistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 17.4.2020 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet rekisteröitymisestä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamisesta ja ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeenomistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.

Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Kokouksessa läsnäolevien henkilömäärän minimoimiseksi Vincit suosittelee, että osakkeenomistaja käyttää mahdollisuutta valtuuttaa asianajaja Anni Ala-Mettälä Applex Asianajotoimisto Oy:stä, tai hänen määräämänsä henkilö, edustamaan itseään ja käyttämään äänivaltaa puolestaan kokouksessa. Valtakirjat äänestysohjeineen löytyvät osoitteesta www.vincit.fi/fi/sijoittajille/yhtiokokous-2020/. Osakkeenomistajan tulee olla ilmoittautunut yhtiökokoukseen voidakseen hyödyntää valtakirjapalvelua.
Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan PDF-tiedostona sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous2020@vincit.fi tai postitse osoitteeseen Vincit Oyj, Yhtiökokous, Visiokatu 1, 33720 Tampere, viimeistään 17.4.2020 mennessä.

Ohjeet kysymysten esittämiseksi

Osakkeenomistajat voivat esittää kysymyksiä yhtiökokouksen esityslistan asiakohdista sekä etukäteismateriaalista etukäteen 20.4.2020 saakka. Ohjeet kysymysten esittämiseksi ovat saatavilla osoitteesta www.vincit.fi/fi/sijoittajille/yhtiokokous-2020/.

Muut ohjeet

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Vincit Oyj:llä on yhtiökokouskutsun päivänä yhteensä 12 104 241 osaketta ja ääntä.

Helsingissä 31.3.2020

Vincit Oyj

Hallitus


Lisätietoja:

Vincit Oyj, toimitusjohtaja Mikko Kuitunen, puhelin: 040 589 8316

Hyväksytty neuvonantaja: Alexander Corporate Finance Oy, puhelin: 050 520 4098

Vincit Oyj lyhyesti:

Vincit on huippuasiantuntijaorganisaatio, joka tarjoaa asiakkailleen aina toimivinta digitaalisuutta ymmärrettävässä paketissa, jotta huominen ei pelota. Vincit Oyj:n osakkeet on listattu Nasdaq Helsinki Oy:n ylläpitämällä Nasdaq First North Growth Market Finland -markkinapaikalla, kaupankäyntitunnus VINCIT. www.vincit.fi