Stjórn Vátryggingafélags Íslands hf. boðar til hluthafafundar í félaginu sem verður haldinn í höfuðstöðvum félagsins að Ármúla 3, 108 Reykjavík, fimmtudaginn 20. september 2018. Fundurinn hefst stundvíslega kl. 16:00.
Engar breytingatillögur við áður auglýsta dagskrá fundarins bárust innan tilskilins frests og er því endanleg dagskrá fundarins og tillögur óbreyttar frá því sem fram kom í fundarboði, dags. 30. ágúst s.l.
Dagskrá fundarins verður svohljóðandi:
- Tillaga að breytingum á samþykktum félagsins.
- Tillaga að starfsreglum tilnefningarnefndar.
- Tillaga að þóknun nefndarmanna í tilnefningarnefnd.
- Kosið í tilnefningarnefnd.
- Önnur mál löglega upp borin.
Dagskrárliðir 2, 3 og 4 eru háðir því að tillögur sem teknar hafa verið til afgreiðslu í fyrri dagskrárliðum hafi náð samþykki.
Tillaga að breytingum á samþykktum félagsins felur í sér að bætt verði við nýrri grein sem verði 15. gr. a þar sem sett verði á fót tilnefningarnefnd og kveðið á um helstu atriði er varða hlutverk og skipan nefndarinnar. Þá er gert ráð fyrir breytingum á 13. og 19. gr. samþykktanna sem leiða af stofnun nefndarinnar. Nánari upplýsingar er að finna í tillögunni sem birt er samtímis fundarboði þessu á vefsíðu félagsins: www.vis.is/fjarfestar.
Óskað er eftir framboðum til tilnefningarnefndar sem gert er ráð fyrir að verði kjörin samkvæmt 4. lið dagskrár. Þeir sem hyggjast gefa kost á sér til setu í tilnefningarnefnd skulu tilkynna stjórn um framboð sitt skemmst fimm dögum fyrir hluthafafund á þar til gerðu eyðublaði. Stjórn mun fara yfir framboðstilkynningar og kalla eftir viðbótar gögnum og upplýsingum eftir því sem þurfa þykir. Upplýsingar um frambjóðendur til setu í tilnefningarnefnd verða birtar á vefsíðu félagsins eigi síðar en tveimur dögum fyrir hluthafafundinn.
Hluthafar geta lagt fram spurningar fyrir hluthafafund á stjorn@vis.is eða á hluthafafundinum sjálfum.
Einungis ef krafa kemur frá einhverjum fundarmanna verða atkvæðagreiðslur á hluthafafundi skriflegar. Ekki verður hægt að greiða atkvæði með rafrænum hætti á fundinum. Hluthafar geta óskað eftir því að fá atkvæðaseðla senda til sín og skal skrifleg beiðni þar um hafa borist til höfuðstöðva félagsins a.m.k. fimm dögum fyrir auglýstan hluthafafund. Einnig geta hluthafar vitjað atkvæðaseðla sinna í höfuðstöðvum félagsins frá sama tíma eða greitt þar atkvæði. Aðilar sem eru eignaskráðir hluthafar í hlutaskrá skv. hlutaskrárkerfi félagsins þegar hluthafafundur fer fram geta beitt réttindum sínum á hluthafafundi. Hluthafar geta látið umboðsmann sækja fundinn fyrir sína hönd. Umboðsmaður skal leggja fram skriflegt og dagsett umboð. Tekið skal fram að umboð getur aldrei gilt lengur en í eitt ár frá dagsetningu þess.
Hluthafar munu geta fylgst með fundinum með rafrænum hætti en hluthafar þurfa að sækja um aðgang hjá félaginu eigi síðar en kl. 12:00 á hádegi miðvikudaginn 19. september 2018 til þess að nýta sér þessa lausn með því að senda póst á fjarfestatengsl@vis.is. Tekið skal fram að rafrænt áhorf jafngildir ekki mætingu á fundinn og veitir því ekki rétt til þátttöku í fundinum að öðru leyti, þ.m.t. atkvæðagreiðslum. Þeir hluthafar sem hyggjast neyta atkvæðaréttar síns á fundinum eru því hvattir til að mæta á fundinn eða láta umboðsmann sinn sækja fundinn fyrir sína hönd. Hluthafafundur er lögmætur án tillits til fundarsóknar ef hann er löglega boðaður.
Fundargögn verða afhent á fundarstað og eru þau á íslensku og ensku en hluthafafundurinn fer fram á íslensku. Nánari upplýsingar um réttindi hluthafa og annað sem varðar hluthafafundinn, svo sem eyðublöð og slíkt, mun vera að finna á vefsíðu félagsins: www.vis.is/fjarfestar.
Reykjavík, 13. september 2018.
Stjórn Vátryggingafélags Íslands hf.